2013年7月 6日 (土)

◆◇タイムマネジメントセミナー開催のお知らせ◇◆

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    ◆◇タイムマネジメントセミナー開催のお知らせ◇◆

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 「とにかく忙しい」、「一所懸命に仕事をしているが、成果がはかばかしくない」、「仕事に追われて、仕事が楽しくない」などなど、ビジネスパーソンは「もっと時間をうまく使いたい」と思いながら、なかなかうまく時間を活用できないで悩まれている人が多いのではないでしょうか。

 時間を活用できない理由は人それぞれですが、一番に挙げることができる理由は、時間や仕事の管理についての基本を知らないことです。

 多くのビジネスパーソンは、学校では専門知識を身につけて企業に入ってきます。

 しかし、正しい「タイムマネジメント・スキル」を身につける機会がないままに仕事に就くことになります。

 その結果多くのビジネスパーソンが、「捗々しい成果を上げることもなく、日々の仕事に追われ、残業に明け暮れる」毎日を送ることになるのです。

 この問題を解決するには、ドラッカーの言う「成果をあげるための能力=タイムマネジメント・スキル」を身につけることが必要です。

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 このたび、「成果を上げるためのタイムマネジメント」と題しまして、セミナーを開催する運びとなりましたので、メールにてご連絡させていただきました。

 本セミナーは、仕事で忙しい毎日を過ごしているビジネスパーソンの方々が、「成果を上げる能力」を学習する場として活用いただき、実際にビジネスの場でそのノウハウを実践いただき成果を上げていただくことを目標としております。

 セミナーは、下記日程にて実施いたします。(弊社のHPでも掲載しております。)

◆◇━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━◇◆

1. タイトル : 成果をあげるためのタイムマネジメント

2. 開催日時 : 8/8(木) 13:30~16:30

3. 開催場所 : 江東区産業会館 第二会議室

4. 講師 : ホリスティック・ライフ・デザイン・ラボ
       金田 雅憲

5. 定 員  : 先着15名様程度

6. 参加費 : 今回に限り、無料。

◆◇━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━◇◆

 セミナーへのお申し込み方法および、内容につきましては、弊社のホームページにてご確認ください。

◆◇━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━◇◆

 ぜひ、ご参加いただけますようお願い申し上げます。

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ホリスティック・ライフ・デザイン・ラボ
URL : http://www.wldl.co.jp

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2013年1月21日 (月)

パレートの法則を活用しても、成果は上がらない。

パレートの法則を活用しても、成果は上がらない。

パレートの法則とは、言わずと知れた、イタリアの経済学者であるパレートが発見的に見つけた下記の経験則です。
◆ 社会の富の80%は全体の20%の富裕層が独占している。 ◆

多くの時間管理の本には、このパレートの法則を仕事に活用すると成果が上がると言う風に書かれています。
◆ デスクワークの20%が、成果の80%を可能にする。 ◆

しかし、実際この法則を自分の仕事に適用しても成果は目だって向上しません。
このため、時間管理をあきらめてしまっている人が多くいます。

その理由は非常に簡単です。
◆ 今までと同じ時間管理の方法でこの法則を使っているから。 ◆

つまりは、この法則を使うのであれば時間管理の方法も新しいやり方に変えることが必要なのです。

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2012年6月23日 (土)

TaskTimer 流「Aタイム」マネジメントの実践 : 自分の成果をあげる仕事を把握する その5

TaskTimer 流「Aタイム」マネジメントの実践

 ここでは、TaskTimer がベースとするタイムマネジメントの考え方と、その実現方法について、毎回テーマを設定して解説しています。

◆ 今回のテーマ ◆━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

■ 自分の成果をあげる仕事を把握する その5

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6. 「C」タスクとは

 最後に、「C」タスクの仕事の分析です。

 「C」の仕事と言うのは、「緊急だけれど重要ではない仕事」です。

 それでは、典型的な「C」タスクを、いくつかあげてみましょう。

・ 多くの電話
・ 重要でないミーティング
・ ミーティングの設定業務
・ 重要でない報告書の作成
・ 納期のある雑用

 「C」タスクは、重要度と言う意味では、「A」タスクではありませんが、「A」タスクのミニ版と言えるような仕事と考えられます。

 これらの仕事は、自分ではやらない「≒委任する」ことと、自分でやる場合は「積極的に効率化する」ことが重要だと私たちは考えています。

 積極的に効率化すると効果が出る例としては、「グループウェア」が挙げられます。
 今だに、どうして「グループウェア」が人気があるのかと言いますと、この「C-タスクの機械化による効率化」ということで大幅にコスト削減が図れて
いるからなのです。

 こう言ったソフトは、25年ぐらい前から現れ始めました。 CSS(Client Server System)が出だしてきた頃です。

 当時は、「会議開催の設定」をするのに1~2時間もかかっていた頃です。
 今では信じられないですが、とにかくこの頃は、電話で参加者のスケジュールを確認していました。

 まず最初の人に電話して、空いている日時を教えてもらうんですね、それから次の人、次の人と順番に聞いていくわけです。 でもね、大体3人目ぐらいから破綻をきたしてしまいます。 そうするとまたは始めからやり直しと言うことになって、あっという間に、1時間2時間なんて過ぎてしまうわけです。

 それが、グループウェアを使うとあっという間に設定可能になったことで、仕事の効率は飛躍的に向上しました。

 スケジュール管理という仕事は、「スケジュラー」と呼ばれる秘書の方以外にとっては、これは典型的なCタスクです。
 しかしこれなくしては、成果を上げることができないと言う理由で不可欠な仕事です。
 だからこう言った作業に余計な時間や神経を使うことなしに、効率的な計画を立てるツールがあれば積極的にこれを使うべきです。

 この「C」タスクを処理する方法について一番体系的に書かれている本があります。
 それは、本田直之さんの、「レバレッジ時間術」(幻冬舎新書)です。

 時間(≒仕事)にレバレッジをかけるということは、「自分ではやらない」か、「効率化=仕組化」することで、1/10の時間で仕事(特に「C」タスク)を処理できるようになる。

 ということを売りにしている本です。

 少し脱線させてもらいますと、
 この本は、当然ながら「C」タスク以外の仕事の処理方法についても記載されているのです。
 私はこの本を読んでいて、氏は4つものツールを使い分けておられますが、TaskTimerですべてが実現できる格好の題材だといつも感じています。

 TaskTimerを使うとどういったやり方になるのかを意識して、是非ご一読されることをお勧めします。

 それから、「C」タスクを処理する必要のあるときは、「まとまった時間をとってなるべくたくさんのCタスクを一度に処理する」ことが定石です。

 メールが到着する度にチェックなどしていては気が散って重要な仕事がはかどりません。

 この「C」タスクを中心に仕事が回っている方は、次の2点を確認する必要がありそうです。

① カンタンな仕事(=「C」タスク)から手を付けていないか?
② 自分の目標を常に意識できているか?

 以上が、「アイゼンハワーの方法」から導かれる仕事の分類方法について説明しました。

 仕事の分類についてはお分かりいただけたと思いますが、次回は手を付ける順番について説明しましょう。

◆ 有用な情報のご提供 ◆━━━━━━━━━━━━━━━

 弊社のウェブサイトに加えて、ブログサイトにも有用な情報を掲載しておりますので、ご活用ください。

【ウェブサイト】 : http://www.wldl.co.jp/

◆ 成果を出すための「TaskTimer によるタイムマネジメント」の実践方法

◆ TaskTimer を使った効果的なパーソナルファイリング

◆ ある管理職の一日

◆ TaskTimer の紹介 : http://www.wldl.co.jp/index.php/TaskTimer
インストール手順、TaskTimer の使用法などを掲載しています。

◆ お問い合わせ ◆━━━━━━━━━━━━━━━━━━

 弊社では、TaskTimer をより有効にご活用いただくために、ご質問やお問合わせ用に下記メールアドレスをご用意させていただいております。

 お問い合わせメールアドレス : tasktimer@wldl.co.jp

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2012年6月16日 (土)

TaskTimer 流「Aタイム」マネジメントの実践 : 自分の成果をあげる仕事を把握する その4

TaskTimer 流「Aタイム」マネジメントの実践

 ここでは、TaskTimer がベースとするタイムマネジメントの考え方と、その実現方法について、毎回テーマを設定して解説しています。

◆ 今回のテーマ ◆━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

■ 自分の成果をあげる仕事を把握する その4

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5. 「B」タスクとは

 次に、「B」タスクの仕事の分析です。

 Bの仕事と言うのは、「重要だけれど緊急ではない仕事」です。

 それでは、典型的な「B」タスクの、キーワードをいくつかあげてみましょう。
 わたしは、次のような項目をよく上げます。

・ 準備
・ 予防
・ 計画
・ 育成
・ 人間関係

 これらを見て気づくことは、「B」タスクというのはプロアクティブつまり事前予防的な仕事が多いと言うことですね。

 「A」タスク(前回説明)が、「過去」・「問題」に焦点を当てた仕事であるのに対し、この「B」タスクという仕事は、「未来」・「機会」に焦点を当てた仕事と位置づけられます。

 そして、この仕事が最も成果に寄与するので、この仕事に焦点を当てて仕事をすることが望ましいのです。

 「B」タスクと言うのは、「A」タスクや「C」タスクのように何時が締め切りだと言う切迫感はありませんが、非常に重要な仕事です。

 そのため、こう言った仕事は(納期が先なので、何時までにやってくれと言う催促がないため)ついつい後回しにしがちです。

 しかしその結果「A」タスクや「AX」タスク(特に緊急事態の「A」タスクのこと)を発生させてしまう、非常に厄介な仕事でもあるのです。

 予防(テスト)をちゃんとしておかなかったから、「バグ対策」に追われるとか、部下の育成をちゃんとやっておかなかったからお客様から「お前の部署の部下はなっとらん!」とお叱りを受けたり、部下とのコミュニケーションをちゃんとやっておかなかったから、突然「辞めさせてください。」と言うことになったりで、その対策(「AX」タスク)に走り回ることになります。

 つまり、

 ① 「B」タスクを計画的に実施しておかないと、それが「A」タスクに「変身」する!と言うこともできます。

 ② 「B」タスクを疎かにすると、「A(X)」タスクが「発生」する!と言うことができます。

 ①については、私たちはこう言ったことを子供の頃からよく経験しています。
これを我々は、「夏休みの宿題シンドローム(学生症候群と言う人もいます)」と呼んでいます。

 「B」タスクという仕事は、元来納期が先にあるので、じっくりと時間をかけることで成果を上げることができるハズなのです。
 しかし、この仕事を「A」タスクになるまで放置しておくと、納期が迫ったことで時間を十分に取ることができなくなり、やっつけ仕事となってしまいます。

 やっつけ仕事になると何が問題なのかと言いますと、「仕事の品質が低下する」ことです。

 そしてこれが引き金になって、余計な仕事である「A(X)」タスクが発生してしまう(②)のです。

 そうでなくても忙しい毎日を過ごして居られる人たちの上にこのような仕事がのしかかってくると何が起こるのかということは、自明でしょう。

 これは、以前紹介しました、「スケジュールに追われる忙しさ」そのものです。

 そしてこれは、タイムマネジメントを学習していない多くの人たちは、私たちが厳に戒めている「水路化」による仕事の進め方になってしまっていて、下の絵のような悪循環に陥ってしまっているのです。

T0610 【悪魔のサイクル】

(注)「水路化」については、弊社の下記URLで参照してください。
     http://www.wldl.co.jp/index.php/Useful%20Words

 また、P.F.Druckerは、このような状況を次のように述べています。

----------
 どの仕事が重要であり、どの仕事が重要でないかの決定が必要である。唯一の問題は、何がその決定をするかである。自らが決定するか仕事からの圧力が決定するかである。

 圧力に屈したときには重要な仕事が犠牲にされる。特に、仕事のうち最も時間を使う部分、意思決定を行動に変えるための時間がなくなる。

 状況からの圧力は、未来よりも過去を、機会よりも危機を、外部よりも内部を、重大なものよりも切迫したものを優先する。
-----------

 ここで言われている、「仕事からの圧力」とは、この「悪循環」で発生してきた「A(X)」タスクのことでしょう。

 この状況を避けるための方策は、「B」タスクは「B」タスクのうちに計画的に処理していくことしかないのです。

つづく

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2012年6月13日 (水)

ワーク・ライフバランスとは

 ワーク・ライフバランスを誤解している人が多い。

 多くの人は、ワーク(仕事)を削減し、ライフ(趣味)をエンジョイすることと考えている。

 しかしこの考え方は、全く間違っている。

 本来のワーク・ライフバランスとは、

 『ワーク= Output と、ライフ= Input のバランスを取ること』

である。

 知識労働に携わる人たちは、常に新しい知識の Input を要求される。

 ワーク= Output にのみ時間を使っている人は、新しい知識を Input する時間がないため、そのうちアイデアが枯渇したり、新しいマーケットを理解できなくなるなどにより、Output が出せなくなってくる。

 通常 Input は、会社以外のところで獲得するもので、会社に入り浸っている(仕事が終わったら会社関係者と飲みに行くなどの)ひとたちは、新しい知識を Input する環境を自らが作っていないため、早々に成果を上げることができなくなってしまう。

 このようなひとたちを多く抱えている会社は、当然のことながら業績は芳しくないだろう。
 逆に、このバランスが取れている会社は、規模の大小を問わず、この時代を元気に生きているだろう。

 (知識をベースにした)今の時代に欠かせないのが、この「ワーク・ライフバランス」である。

 ぜひ、あなたにも御社にも、この考え方を浸透させたいものだ。

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2012年6月 9日 (土)

TaskTimer 流「Aタイム」マネジメントの実践 : 自分の成果をあげる仕事を把握する その3

TaskTimer 流「Aタイム」マネジメントの実践

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■ 自分の成果をあげる仕事を把握する その3

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4. 「A」タスクとは

 それでは、最初に「A」タスクの仕事の分析です。

 「A」タスクというのは、「緊急で重要な仕事」です。

 私はセミナーを行うと、「仕事の分析シート」にご自分の仕事の一日の実態を書いてもらいます。
 そうして、セミナーの中でこの「ABC」分析をしてもらいます。

 そして、自分がどのタスクを中心に仕事が回っているのかを書き出してもらいます。
 そうすると、多くの人たちがこの「A」タスクを中心とした仕事の仕方をしていると答えます。

 なぜかと聞くと、「私の仕事は、常に緊急で重要な仕事ばかりです。」と言う答えが返ってきます。
 「A」タスクと言う仕事が一番大切で、「自分は一番大切な仕事を任されているのだ」という先入観からなのでしょうか...。

 しかし、「A」タスクに焦点を当てて仕事をしている人は、「一所懸命に仕事をしているのに、評価してもらっていない」というジレンマも抱えているのではないでしょうか?

 しかしここで、具体的に「A」タスクとはどんなものかを分析していくとそこでハタと気づく人が多いのです。

 それでは、「A」タスクとはいったいどんな仕事なのかを見ていきましょう。

 そのために、典型的な「A」タスクをいくつか書きだしてみます。

・ 顧客からのクレーム処理
・ 不良/事故対応
・ せっぱつまった仕事
など

 これらを見て気づくことは、「A」タスクというのは「リアクティブ(反応的)」と言うか「火消し的」な「やっつけ」仕事だと言うことです。

 つまり、この「A」タスクと言う仕事の半分は、往々にして会社や組織にとっては、マイナスが大きくならないように対策しなければならない仕事と言えるのではないでしょう。

 残りの半分は、ずるずると先延ばしにしている仕事で、納期が迫ってきて大慌てで「やっつける」仕事でしょう。

 わたしは、IT業界にいますから、この「A」タスクではいろんな場面を見てきています。

 やはり一番多いのは、「バグ対策」です。

 これははっきり言って、(会社のイメージと金銭の)マイナスを如何に少なくするかを考える典型的な「火消し仕事」ですね。

 それがわかっていながら、この「バグ対策」は引きもきらずに発生しているわけです。

 なぜこれが発生するのかは、言うまでもなく「テストをちゃんとしていないから」です。

 そしてもう少し上流工程に原因を見つけるとすると、「表計算ソフトやプロジェクト管理ソフトなんかで進捗管理をしているから」です。

 工程の進捗をうまくコントロールできなくて、工程遅延を起こし、その結果として最終工程であるテスト工程にしわ寄せがきて、テストをおろそかにしてしまうからですね。

 それでは、「A」タスクとはどのような特徴を持っている仕事なのでしょうか?

 このタスクは新規にプロジェクトや仕事が始まるときには存在していない仕事なのです。
 もっと端的に言うと、あなたが新入社員で会社に入ってきたときには、その会社の仕事では確実に「A」タスクはなかったはずです。

 しかし、今日までの間に、さまざまな「A」タスクを処理してきたと思いますが、その仕事は以下の2つでしょう。

① 尻拭い : 誰か(自分の場合もある)がチョンボった(工程遅延や不手際)ことをフォローする仕事。
② やっつけ : 自分(や他人)が先送りしていた仕事の納期が近づいてきて、いよいよお尻に火がついてきてしまった仕事。

 これらはすべて元をたどってみれば、自分を含めた誰かが、計画通りに仕事をしなかったからということができます。

 だから、この「A」タスクという仕事は、

 常に「過去」を向いた、「問題」に焦点が当たっています。

 P.F.Druckerは、彼の著書「経営者の条件」で次のように述べています。

----------
 問題ではなく、機会に焦点を合わせることが必要である。もちろん問題を放っておくわけにはいかない。隠しておけというわけではない。
 しかし問題の処理では、いかにそれが重大なものであろうとも、成果がもたらされるわけではない。損害を防ぐだけである。

 成果は機会から生まれる。
----------

 だから、この「A」タスクという仕事に焦点が当たっている人は、 「なぜ、こんな仕事が発生するのか?」というそのルーツをしっかりと考える必要があるのです。

 次回は、「B」タスクを説明します。

つづく

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2012年6月 3日 (日)

TaskTimer 流「Aタイム」マネジメントの実践 : 自分の成果をあげる仕事を把握する その2

TaskTimer 流「Aタイム」マネジメントの実践

 ここでは、TaskTimer がベースとするタイムマネジメントの考え方と、その実現方法について、毎回テーマを設定して解説しています。

◆ 今回のテーマ ◆━━━━━━━━━━━━━━━━━━

■ 自分の成果をあげる仕事を把握する その2

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3. 成果をあげる仕事とは?

 それでは、仕事を分類する方法を説明します。

3.1 仕事の種類

 仕事を分類すると、2つの種類になるということは常々説明しています。

 それは下記の仕事です。

◆ 「他人と一緒にする仕事」と、
◆ 「自分ひとりでする仕事」です。

 「他人と一緒にする仕事」は、一般的に「アポイントメント」とか、「時間固定」などと言われます。

 「自分ひとりでする仕事」は、「タスク」とか、「時間自由」などと言われます。

 この2つの種類の仕事の中で、成果をあげることができる仕事とは、「自分ひとりでする仕事」です。

 P.F.ドラッカーは、彼の著書である「プロフェッショナルの条件」で、次のように言っています。

 「みなが会議をしている組織は、何ごともなしえない組織である。」

 つまり、会議などの「他人と一緒にする仕事」では、直接的には成果をあげることはできないのです。

 成果をあげることができる仕事は、「自分ひとりでする仕事」つまり、タスクということになります。

 それでは、「自分ひとりでする仕事」であれば、どんな仕事でも成果をあげることができるのかというとそうではありません。

 これについては、「べき乗分布を活用する」で詳しく説明しました。

 それでは成果をあげる仕事とはどんなものでしょうか?

 それを分類する方法は、アメリカの元大統領のドワイト・アイゼンハワーが彼のスタッフに行なわせていた方法から名前を取っています。

3.2 アイゼンハワーの方法 - 仕事の選択と集中 - 

 最初は、仕事の優先度についての考え方です。

 仕事がオーバーフローしていなければ、毎日計画通りに仕事をこなしていけば済みますが、仕事がオーバーフローしていると、どの仕事から片付けていくかが成果を上げるためには非常に重要になります。

 ここでは、私たちは「アイゼンハワーの方法」を学びます。

 仕事で成果を上げるときは、たくさんの仕事がある中でどれから片付けていくかを決める必要があります。 これは、仕事に優先順位をつけることです。
 従来のスケジュール管理では、優先的に片付ける仕事は、納期の迫った仕事つまり、「緊急な仕事から」片付けていくと言うものでした。

 このため、多くの人たちは朝出社すると、まず差し迫っている仕事を見つけて、その仕事から片付け始めます。
 しかし、その仕事はただ単に「緊急」であるというだけで、その仕事が自分や組織の成果に結びつくのかどうかということには、ほとんど関連がありません。

 その結果は、たくさんの仕事を片付け充実した一日であったけれど、残っている仕事は重要な仕事ばかりで、成果という面からみると、何をやっていたのかわからないということになっているのではないでしょうか。

 アイゼンハワーは大統領のとき、彼のスタッフが仕事の成果を出すことが出来るように簡単なマトリックスを作り優先順位のつけ方と仕事の順番を指示しました。

 これによれば、彼は仕事を、

 縦軸に重要なもの = 業績の向上および目標・方針の達成に大きく貢献するもの
 横軸に緊急なもの = すぐに対応しなければならないもの

に分けることによって、このような、3つの仕事のカテゴリーを作ったのです。

 

(1) A-タスクは緊急で重要な仕事
(2) B-タスクは緊急ではないが重要な仕事
(3) C-タスクは緊急だが重要ではない仕事

そして、A→B→Cの順番に仕事をするよう指示し成果を上げさせました。

さまざまな本やセミナーなどではこの方法をさまざまな呼び方で説明していますが、原点はこれです。

私たちもこの考え方を元に、仕事の優先度というものを考えます。
実は、TaskTimerでは、従来からこの考え方をシステムの中に取り込んでいます。
以下のようです。

 TaskTimer の標準タスクダイアログ・ボックスの全般タブには「優先度」という項目があり、プルダウンすると上記のような分類が表示されます。

 この考え方を使うと、仕事の優先順位ということの重要性が非常に明確に見えてきます。

 次にそれを考えて見ます。

 ここでは、「A」「B」「C」のタスクとはどんなもので、どのような性質を持っているかを考えます。

つづく


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